Fallbeispiele für Dokumentation & Korrespondenz

Wege zum perfekten Text

Der große Vorteil beim TandemTexten: Sie können die Arbeitsweise und die Kosten selbst bestimmen. Wie viele Spielarten des TandemTextens es in der Praxis gibt, zeigen Ihnen diese Beispiele für Projekt-
dokumentationen und Korrespondenzmappen
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Perfekte Texte in Projektdokumentationen und Korrespondenzmappen

Projektdokumentation für ein Ingenieurbüro, Verbund, Neugründung

Situation:

Ein Verbund von Ingenieuren arbeitet seit einigen Jahren an einer Energiemanagement-Lösung für Containerschiffe. Die Dokumentation gehört zu einem Antrag für Fördergelder.
TandemTexten:

  1. Nach einem zweistündigen Gespräch habe ich die Komplexität dieser Lösung verstanden. Problem dabei: Die Lösung muss von Kaufleuten, Ingenieuren und Kapitänen gleichermaßen verstanden werden, die in dieser Branche ihre jeweils eigene Sprache sprechen und isoliert voneinander arbeiten.Ich frage ihn, was das größte Versprechen ist, das er mit diesem Produkt geben kann. Daraus formulieren wir eine lebendige Vision, die für alle Gruppen gleichermaßen attraktiv ist.
  2. Das Produkt ist im Grunde ein neuer, software-gestützter Kommunikationsprozess, der in jeder Situation zur energie-effizientesten Entscheidung führt. Ich rege an, diesen Prozess als Geschichte zu erzählen, im Drehbuch-Stil. Schauplätze: Kommandobrücke, Zentrale der Reederei, Hafenbehörde, Kunde. Wir probieren diese Idee an einem Storyboard aus – parallel dazu blenden wir Screenshots aus der Software ein, mit deren Daten alle Akteure ihre Entscheidungen treffen.
  3. Dieses Darstellungsmuster begeistert die Klienten. Der Text reduziert sich nun auf knappe, handlungsorientierte Sätze und eine Interpretation der Daten. Das kommt den technik-orientierten Klienten entgegen. Sie texten das Drehbuch selbst.
  4. Ich überarbeite das Drehbuch stilistisch.

Ergebnis:

32-seitige Dokumenation innerhalb von 13 Tagen, 10 TandemTexter-Stunden

Projektdokumentation für eine Behörde

Situation:

Die Bundesanstalt für Arbeit und eine regionale Arge hat ein erfolgreiches Pilotprojekt für Langzeitarbeitslose aufs Gleis gesetzt. Dieses Projekt soll anhand einer Dokumentation bundesweit bekannt werden.
TandemTexten:

  1. Erste Projektbesprechung. Viele Köche an einem Brei, alle reden durcheinander. Ich stelle allen eine Schreibaufgabe, um die Konzentration wieder herzustellen. Die Teilnehmer notieren sich im Brainstorm-Modus alle Fragen aus der Sicht der Leserschaft.
  2. Wir bündeln alle Fragen und schaffen daraus eine Struktur für die Dokumentation.
  3. Damit alle Akteure gleichberechtigt zu Wort kommen, soll ich die Texte verfassen Interviews sollen dafür als Grundlage dienen.
  4. Ich führe 5 einstündige Interviews mit verschiedenen Gruppen und lasse die Aufnahmen von einem Schreibservice abtippen.
  5. Anhand dieser Ergebnisse präsentiere ich eine neue Struktur, die akzeptiert wird.
  6. Ich schreibe die Texte und schicke sie noch im Rohstadium zu den entsprechenden Beteiligten. Sie mailen mir die Verbesserungsvorschläge zurück, ich arbeite sie ein.

Ergebnis:

96-seitige Broschüre innerhalb von 35 Tagen, 41 TandemTexter-Stunden

Korrespondenzmappe für ein Touristik-Unternehmen, 500 Mitarbeiter, etabliert

Situation:

Dieser Premium-Anbieter hat eine anspruchsvolle Kundschaft, entsprechend hoch ist das Beschwerde-Aufkommen mit vielen überzogenen und einigen berechtigten Forderungen. Ich soll etwa 60 Standardschreiben an Kunden optimieren, die unterschiedliche Fälle behandeln. Ziele: 1) Die Balance zwischen „Serviceorientierung“ und „Grenzen aufzeigen“ finden. 2) Kundenbindung stärken. 3) Zügig eine gute Lösung herbeiführen.
TandemTexten:

  1. Ich lese alle Schreiben und liefere ein kleines Gutachten mit Empfehlungen für die Marketingleitung.
  2. Ich überarbeite die Schreiben, achte dabei vor allem auf eine einheitliche Tonalität und ein positives Grundklima.
  3. Kurze Telefonate über Fälle, die ich noch nicht ganz verstehe oder in die Kulanzpolitik des Unternehmens eingreifen. Wir einigen uns auf Lösungswege in diesen Fällen.
  4. Ich entwickle einen Schreib-Guide für die Belegschaft, anhand von zwei Musterschreiben, darin sind erklärt: Stilistisches, Wortfelder für den richtigen Ton, psychologische Kniffe, Layout.

Ergebnis:

60 optimierte Kundenschreiben plus 1 Schreib-Guide und innerhalb von 14 Tagen, 33 TandemTexter-Stunden

Korrespondenzmappe für einen Fertighaus-Bauer, 30 Mitarbeiter, etabliert

Situation:

Sekretärin schickt mir 12 Standardschreiben, die sie aufgefrischt haben möchte. Die Schreiben wirken tatsächlich angestaubt und unnötig distanziert-bürokratisch.
TandemTexten:

  1. Ich texte alle Schreiben neu.
  2. Sekretärin legt sie der Geschäftsleitung vor. Korrekturen und Ergänzungen gehen an mich zurück.
  3. Ich arbeite alles ein.

Ergebnis:

12 neue Standardschreiben innerhalb von 4 Tagen, 7 TandemTexter-Stunden